Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e)
Publié le
Groupe Vert
Groupe Vert est né en 2009, à partir de l’idée de réinventer et d’anoblir le métier du nettoyage. En tant que réseau d’entreprises de propreté pour professionnels, nous fédérons et accompagnons nos douze agences indépendantes autour d’une vision d’entreprise forte et originale, portée par notre manifeste d’engagements.
Chacune de nos filiales est une société à dimension humaine, qui privilégie le service de proximité, avec une présence locale à moins de cinquante kilomètres de ses clients. Nous agissons au quotidien pour préserver santé et territoire et pour développer des pratiques sociales et environnementales toujours plus propres, tout en maîtrisant la qualité de nos services.
Ainsi, nous nous engageons à réduire au maximum l’impact de nos activités sur le milieu naturel au travers de l’évaluation régulière des moyens, des produits et du matériel mis en œuvre : produits nettoyants biodégradables et probiotiques, maîtrise des consommations énergétiques, gestion des déchets.
Notre activité s’organise autour deux domaines : le nettoyage de locaux professionnels et les travaux spécifiques de nettoyage et d’entretien.
Le poste
Accueil & Services Généraux
-
Gestion du standard téléphonique et redirection vers les interlocuteurs concernés.
-
Gestion du courrier : envoi des LRAR, distribution quotidienne, suivi.
-
Planification des rendez-vous (marquage véhicules, réunions, interventions informatiques…).
-
Gestion des réservations pour la Direction (hôtels, restaurants via l’agence de voyage).
-
Réapprovisionnement des fournitures bureautiques et consommables.
-
Intégration des nouveaux collaborateurs : demandes de création d’accès (mails, centre de documentation…).
-
Rédaction, mise en forme et préparation des courriers administratifs.
-
Suivi du répertoire des agences et demandes de KBIS.
- Préparation des documents pour signature et envoi.
-
Suivi des dates d’expiration des contrats et relance des services concernés.
-
Archivage papier et numérique.
-
Mise à jour régulière des tableaux de suivi (flotte auto, informatique, téléphonie, assurances…).
Compétences spécifiques
Flotte automobile
-
Suivi administratif du parc automobile en lien avec le service achats.
-
Gestion des contrats avec les concessions.
-
Suivi du kilométrage et des contraventions holding.
-
Gestion et suivi des cartes carburant.
-
Suivi des cartes grises et support auprès des agences.
Informatique
-
Demandes d’intervention auprès des prestataires en cas de dysfonctionnement.
Téléphonie & Internet
-
Gestion des incidents techniques (mobile, fixe, réseaux internet).
Assurances
-
Gestion des mémos et attestations d’assurance, envois annuels et ponctuels.
Achats
-
Suivi des stocks, bons de commande et livraisons.
Comptabilité
-
Classement et archivage des documents comptables (factures, bons de commande…).
-
Soutien administratif des agences selon les besoins.
Le profil recherché
-
Expérience réussie sur un poste administratif polyvalent.
-
Rigueur, organisation et sens des priorités.
-
Aisance téléphonique, rédactionnelle et relationnelle.
-
Maîtrise des outils bureautiques et bonne adaptabilité aux logiciels internes.
-
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec autonomie et discrétion.